যখন কোনো কোম্পানি তাদের কোনো কর্মীকে দাপ্তরিক কাজের জন্য অন্য কোনো শহরে কিংবা বিদেশে পাঠায়, তখন কর্মী ও ব্যবস্থাপনার মধ্যে প্রথম যে প্রশ্নটি মাথাচাড়া দিয়ে ওঠে, তা হলো—এই ভ্রমণের খরচ কার হিসাবে এবং ঠিক কীভাবে হিসাবের খাতায় লিপিবদ্ধ করা হবে? বিমান ভাড়া, হোটেল বুকিং, খাওয়া-দাওয়া এবং স্থানীয় যাতায়াত—এই সমস্ত খরচই কোম্পানির নিয়মে ‘ব্যবসায়িক খরচ’ (Business Expense) হিসেবে বিবেচিত হয়, কারণ এই ভ্রমণ সম্পূর্ণভাবে কাজের সঙ্গে সম্পর্কিত।

কোম্পানির খাতাপত্রে খরচের হিসাব কীভাবে হয়?

১. ব্যবসায়িক ব্যয়: কোম্পানির জন্য এই খরচটি সরাসরি ব্যবসা পরিচালনার একটি স্বাভাবিক ব্যয়। তাই এটি কোম্পানির লাভ-ক্ষতি (Profit & Loss) অ্যাকাউন্টে খরচ হিসেবে দেখানো হয়। ২. বেতনের অংশ নয়: এই টাকা কোনোভাবেই কর্মীর বেতন বা ইনক্রিমেন্টের অংশ নয়। কারণ কর্মী এই অর্থ নিজের ব্যক্তিগত কারণে নয়, বরং কোম্পানির স্বার্থেই খরচ করেছেন। ফলে খরচগুলো যদি প্রকৃত হয় এবং যথাযথ প্রমাণ বা বিল দ্বারা সমর্থিত থাকে, তবে তা বেতনের সঙ্গে যুক্ত হয় না। ৩. অগ্রিম ও সেটেলমেন্ট: অনেক কোম্পানিই ভ্রমণের আগে আনুমানিক খরচের একটি অংশ অগ্রিম (Advance) হিসেবে কর্মীকে প্রদান করে। সফর শেষে ফিরে আসার পর কর্মীকে সমস্ত খরচের একটি বিশদ হিসাব ও মূল বিল জমা দিতে হয়। কোনো অর্থ বেঁচে গেলে তা যেমন ফেরত দিতে হয়, তেমনই অতিরিক্ত খরচ হয়ে থাকলে কোম্পানি তা পরিশোধ করে দেয়। অডিট বা ট্যাক্স পরীক্ষার সময় যাতে প্রতিটি টাকার নিখুঁত হিসাব থাকে, সেই জন্যই এই নথিপত্র অত্যন্ত যত্ন সহকারে সংরক্ষণ করা হয়।

জেনে রাখা ভালো: কোম্পানির নিজস্ব ভ্রমণ নীতি

প্রতিটি স্বনামধন্য কোম্পানির নিজস্ব একটি ‘ট্রাভেল পলিসি’ বা ভ্রমণ নীতি থাকে। যেখানে কর্মীর পদের ওপর ভিত্তি করে হোটেলের ধরন, যাতায়াতের ক্যাটাগরি এবং দৈনিক ভাতার (Daily Allowance) পরিমাণ সুনির্দিষ্ট করা থাকে।

কোম্পানির নির্ধারিত সীমার চেয়ে অতিরিক্ত খরচ করলে সেই বাড়তি অর্থ কর্মীকে নিজের পকেট থেকে বহন করতে হতে পারে অথবা এর জন্য আগে থেকেই উচ্চপদস্থ কর্তৃপক্ষের অনুমতির প্রয়োজন হয়। তাই যেকোনো দাপ্তরিক ভ্রমণে যাওয়ার আগেই কোম্পানির পলিসি বা নির্দেশিকা ভালোভাবে যাচাই করে নেওয়া বুদ্ধিমানের কাজ, যাতে সফর শেষে অপ্রীতিকর পরিস্থিতির মুখে না পড়তে হয়।